Außergewöhnliche und vorübergehende Maßnahmen für Steuerbescheinigungen – Aktualisierung VI

07.10.2021

Hinweis: Diese Kundenmitteilung, die ursprünglich am 24. März 2020 veröffentlicht und am 31. März 2020, 7. April 2020, 22. April 2020, 5. Mai 2020, 12. Februar 2021 und 26. April 2021 aktualisiert wurde, wurde erneut aktualisiert mit zusätzlichen Informationen zu folgendem Markt: Finnland. Die Änderungen wurden hervorgehoben.

Clearstream Banking1 informiert ihre Kunden, dass wir beschlossen haben, unseren Service zur Behandlung von Steuerdokumenten ausnahmsweise und vorübergehend anzupassen.

Mit 

sofortiger Wirkung

akzeptiert Clearstream Banking gescannte Kopien von Steuerbescheinigungen per sicherer E-Mail, sofern zuerst eine spezielle SWIFT-Nachricht gesendet wird. Dieses Verfahren gilt nur während dieses Notfallzeitraums, und die entsprechenden Originaldokumente müssen nach der Rückkehr zu den üblichen und betrieblichen Arbeitsbedingungen vorgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass dieses Verfahren den üblichen Prozess der Bereitstellung von Originaldokumenten nicht ersetzt. Daher wird empfohlen, wann immer möglich, weiterhin Originaldokumente zu versenden, da Clearstream Bankings Dienste für den Postversand und die Registrierung von Steuerbescheinigungen weiterhin funktionsfähig sind.

Dieses Verfahren gilt derzeit nur für die unten aufgeführten Märkte und für die Verfahren der Quellensteuerbefreiung und der zügigen Rückerstattung und gilt nicht für das Standard-Rückerstattungsverfahren:

  • Australien: Schuldtitel und Aktien – Nur Quellensteuerbefreiung
  • Belgien: Belgische Anleihen, die bei der BNB hinterlegt sind
  • Deutschland: Schuldtitel und Aktien, nur für Begünstigte, die Fondsgesellschaften sind
  • Finnland: Aktien - Nicht mehr anwendbar, Originalformulare müssen vorgelegt werden.
  • Frankreich: Aktien
    Hinweis: Die Doppeltesteuerabkommenssätze können auf der Grundlage von eingescannten Kopien der Bescheinigung von 2021 gewährt werden, unter der Bedingung, dass die Originale bis zum 31. März 2021 vorgelegt werden (Kundenmitteilung C20068)
  • Großbritannien: Eurobonds, die dem ICMSA-Verfahren unterliegen
  • Italien: Schuldtitel und Aktien
  • Japan: Eurobonds und US-Schuldtitel, die der japanischen Steuer unterliegen
  • Kanada: Aktien
  • Neuseeland: Schuldtitel und Aktien – Nur Quellensteuerbefreiung
  • Norwegen: Aktien
  • Portugal: Inländische Schuldtitel – Nur Quellensteuerbefreiung.
    Aktien – Die Kundenmitteilung A20055 ist nicht länger gültg und die Originalformulare müssen vorgelegt werden (Kundenmitteilung C20066).
  • Schweden: Aktien
  • Spanien: Schuldtitel und Aktien
  • Südafrika: Aktien – Nicht mehr anwendbar, die Originalformulare müssen vorgelegt werden.
  • U.S.A.: Schuldtitel und Aktien

Für die anderen Märkte möchten wir Sie bitten, dem üblichen Verfahren zu folgen und bis auf weiteres die Formulare im Original zur Verfügung zu stellen.

Die sichere E-Mail einschließlich der gescannten Dokumente muss unter Verwendung der entsprechenden E-Mail-Adresse je nach dem betroffenen Markt versandt werden:

Bitte beachten Sie, dass gescannte Kopien, die an unser Tax Helpdesk Team unter tax@clearstream.com geschickt werden, nicht akzeptiert werden.

Wichtiger Hinweis: Die Frist für die Übermittlung der ausgeführten Originale an Clearstream Banking wird auf das Datum festgelegt, , an dem die Kunden wieder zu den üblichen und betrieblichen Arbeitsbedingungen zurückkehren. Dieses Datum muss Clearstream Banking von den Kunden unverzüglich (per SWIFT-Nachricht) und spätestens eine Woche nach diesem Datum mitgeteilt werden. In jedem Fall muss der Kunde, wenn eine Steuerbehörde von Clearstream Banking die Vorlage von Originalen verlangt, diese spätestens bis zu der von der Clearstream Banking vorgeschriebenen Frist vorlegen (es sei denn, das Original wurde Clearstream Banking vom Kunden bereits zur Verfügung gestellt). Wenn keine ausgeführten Originale innerhalb der oben vorgeschriebenen Fristen bei Clearstream Banking eingehen, werden die zuvor validierten gescannten Kopien zurückgewiesen. Die Ertragszahlungen, für die die Kunden auf der Grundlage der jeweiligen gescannten Kopien ermäßigte Steuersätze erhalten haben, werden als voll steuerpflichtig betrachtet und die entsprechenden Steuerbeträge werden von ihren Konten abgebucht. In einer solchen Situation übernimmt der Kunde die volle Verantwortung und verpflichtet sich, Clearstream Banking für alle Verluste, Ansprüche, Ausgaben, Kosten, Bußgelder, Strafen oder sonstige Schäden zu entschädigen, die Clearstream Banking in diesem Zusammenhang entstehen.

Das oben beschriebene Ausnahmeverfahren unterliegt der Entwicklung von Ereignissen, die von der gesundheitlichen Situation in jeder lokalen Gerichtsbarkeit abhängen.

Auswirkungen auf Kunden

Kunden müssen die folgenden Vorlagen für ihre SWIFT-Nachricht und sichere E-Mail verwenden.

Hinweis: Pro Markt wird nur eine SWIFT-Nachricht und eine sichere E-Mail akzeptiert.

Clearstream Banking lehnt die Anfrage ab, wenn:

  • das Feld "Market" in der SWIFT-Nachricht und/oder in der E-Mail fehlt.
  • entweder in der SWIFT-Nachricht und/oder in der E-Mail eine Referenz fehlt.
  • der Kunde eine E-Mail/SWIFT-Nachricht für mehrere Märkte sendet.

SWIFT-Vorlage

Attn: Tax Department

Subject: Scanned Certification

Market:

INSTITUTION NAME + COUNTRY: XXX + XXX

We confirm that Mr X  and Ms Y are duly authorised to sign on behalf of the above mentioned institution name and country for the below mentioned certificate(s) dated dd/mm/yyyy  and their specimens of signature as they appear on the document are true and genuine signatures

Due to the current exceptional situation related to Covid-19, we are not able to deliver to you original tax certificates as per Clearstream Banking ’s requirements.

Hence, as a temporary contingency measure, we kindly ask you to accept the scanned copies of the following certificates:

- CB Account – name of certificate – BO name (if applicable)

- CB Account – name of certificate – BO name  (if applicable)

We confirm that the executed originals will be provided to you at the deadline set at the date we will return to usual and operational working conditions, this date we undertake to communicate to you promptly (SWIFT) and no later than one week after that date. In any case, if any tax authority requests Clearstream Banking to provide it with any originals, we confirm that we will provide it to Clearstream Banking at the latest by the deadline prescribed by Clearstream Banking (unless such original has already been provided to us). In the absence of executed originals provided to Clearstream Banking as per the prescribed deadlines, we agree that the scanned copies will be rejected subsequently as they do not fulfil Clearstream Banking’s formal requirements. The income events for which we obtained reduced tax rates based on above listed scanned copies will be considered as fully taxable and the applicable tax amounts will be debited from our account(s). Furthermore, we acknowledge and accept that Clearstream Banking cannot be held liable in that respect. We hereby accept full responsibility in the case of any loss, claim, damage, liability or whatsoever imposed or incurred by or asserted against Clearstream Banking by any relevant tax authority or any other authority in connection with any missing original requested by Clearstream Banking, any action taken by Clearstream Banking in reliance upon this SWIFT communication and the content of the related scanned certificate provided to Clearstream Banking and/or for any payments made subject to this scanned certificate and therefore we undertake to fully indemnify Clearstream Banking in respect of any such loss, claim, damage, liability or whatsoever.

E-Mail-Vorlage

Betreff: TAX CERTIFICATES – Markt – Kontonummer – Eindeutige Referenznummer der SWIFT-Nachricht (Feld 20C für MT568 oder Feld 20 für MT599-Nachrichten)

Anlage: Gescannte Kopien von Steuerbescheinigungen

Dear Tax Team,

As per the announcement C20011 please find in attachment the scanned copies of the tax certificates with the following details, for which we sent the acceptance request via the SWIFT message with the unique reference number _________:
 

Account number:

Name of the document(s):

Contact details of Clearstream Banking customer:

Name:

Email address:

Phone number:

WICHTIG: Nach Erhalt der E-Mail und der SWIFT-Nachricht des Kunden informiert Clearstream Banking den Kunden per MT568 über die Gültigkeit seiner Anfrage. Die Validierungskriterien bleiben die gleichen wie bei den Originalformularen, daher müssen die gescannten Kopien vollständig ausgefüllt, unterzeichnet, datiert und abgestempelt sein.

Wenn die Originalzertifikate Clearstream Banking zur Verfügung gestellt werden, müssen die Kunden die Nachricht MT568 beifügen, die die Validierung der gescannten Kopien bestätigt, damit den Originalen die richtigen Referenznummern zugeordnet werden können. 

Bitte beachten Sie, dass, wenn der genaue Inhalt der SWIFT-Nachricht und der E-Mail nicht wie in den oben angegebenen Vorlagen respektiert wird, Ihr Antrag abgelehnt und die Zertifizierung nicht behandelt wird. Um dieses Verfahren in Anspruch nehmen zu können, müssen eine neue SWIFT-Nachricht und eine neue E-Mail mit den gescannten Dokumenten eingereicht werden.

Interne Steuerdokumente von Clearstream Banking

Zusätzlich zu den anwendbaren Verfahren der Quellensteuerbefreiungen und der zügigen Rückerstattung für die oben genannte Liste von Märkten bietet Clearstream Banking Ihnen auch die Möglichkeit, die gescannten Kopien der internen Steuerdokumente von Clearstream Banking zu versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie aufgrund dieser internen Dokumente nicht in den Genuss einer Quellensteuerbefreiung oder des Verfahren der zügigen Rückerstattung kommen können, wenn Sie nicht den vollständigen Satz der für die betreffenden Märkte erforderlichen Dokumente vorlegen. Die Liste der internen Dokumente ist unten beigefügt. Das Verfahren zur Bereitstellung von gescannten Kopien gefolgt von Originalen bleibt dasselbe wie oben beschrieben.

Weitere Informationen

Weitere Informationen erhalten Sie vom Clearstream Banking Tax Help Desk, Clearstream Banking Client Services oder von Ihrem Relationship Officer.

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1. Clearstream Banking bezieht sich sowohl auf Clearstream Banking S.A. mit Gesellschaftssitz in 42, avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg und eingetragen im Luxemburger Handelsregister unter der Nummer B-9248 als auch auf die Clearstream Banking AG mit Gesellschaftssitz in der Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, Deutschland, eingetragen im Handelsregister B des Amtsgerichts Frankfurt am Main, Deutschland, unter der Nummer HRB 7500.

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